Papier war gestern – wie die digitale Krankmeldung die Abläufe vereinfacht

Seit 2023 hat sich der Prozess der Krankmeldung bedeutend geändert: Die Krankmeldung erfolgt jetzt digital. Diese Neuerung sorgt für erheblich unkompliziertere Abläufe und ist damit für Arbeitnehmer und Arbeitgeber gleichermaßen eine Verbesserung.

Dieser Artikel zeigt, wie die digitale Krankmeldung sowohl Zeit als auch Papier spart und welche Aspekte dabei zu beachten sind.

Krankmeldungen müssen nicht mehr manuell beim Arbeitgeber eingereicht werden

Früher mussten Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber die Krankmeldung zeitnah zukommen lassen. Das war mitunter mit einem erheblichen Aufwand verbunden, denn schließlich war der Betroffene ja krank und konnte daher oftmals die Krankmeldung nicht selbst abliefern. So mussten oft Familienmitglieder oder Freunde den Krankenschein beim Arbeitgeber abliefern, oder dieser wurde auf dem Postweg versendet.

Seit 2023 erfolgt der komplette Prozess elektronisch. Es ist sogar möglich, die Krankmeldung per App abzurufen. Der Arzt übermittelt die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung direkt an die Krankenkasse. Von dieser kann der Arbeitgeber die für ihn bestimmten Informationen dann digital und sicher erhalten.

Es bleibt weiterhin Pflicht, den Arbeitgeber umgehend über die Erkrankung zu informieren

Die Krankmeldung erfolgt jetzt zwar digital, den ersten Schritt muss der Betroffene jedoch nach wie vor selbst übernehmen: Der Arbeitgeber muss unverzüglich über die Arbeitsunfähigkeit seines Angestellten informiert werden. Nur so hat er schließlich die Möglichkeit, eine Vertretung zu organisieren oder anderweitig umzuplanen.

Die Mitteilung kann telefonisch, per E-Mail oder über andere geeignete Kommunikationswege erfolgen. Über die Art der Erkrankung oder andere Details muss der Arbeitgeber auch weiterhin nicht informiert werden. Diese sind auch nicht aus der Krankmeldung ersichtlich, die er über die Krankenkasse abrufen kann.

Die digitale Krankmeldung bietet Vorteile für beide Seiten

Die Tatsache, dass Krankmeldungen nun digital erfolgen, stellt sowohl für die Arbeitnehmer als auch für die Arbeitgeber eine Verbesserung dar. Die wichtigsten Vorteile für die Beteiligten möchten wir nun übersichtlich auflisten.

Vorteile für den Arbeitnehmer

• Der Erkrankte muss die Bescheinigung nicht selbst beim Arbeitgeber einreichen oder Dritte damit beauftragen.

• Die Krankmeldung kann nicht verloren gehen, da sie digital übermittelt wird.

• Bei Krankheit können sich Betroffene auf die Genesung fokussieren und müssen sich nicht um die Übermittlung des Krankenscheins kümmern.

Vorteile für den Arbeitgeber

• Krankmeldungen können schnell und effizient in automatisierten Systemen verarbeitet werden.

• Die Dokumentation der Krankmeldungen erfolgt rechtssicher und nachvollziehbar.

• Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung kann sofort über das System abgerufen werden.

• Der Verwaltungsaufwand ist geringer und es wird weniger Papier verbraucht.

Bei Kindern erfolgt die Krankmeldung weiterhin in Papierform

Für Erwachsene stellt die digitale Krankmeldung eine erhebliche Vereinfachung dar. Bei Kindern bleibt es dagegen bei der bisherigen Vorgehensweise. Ist ein Kind krank und benötigt somit Pflege durch ein Elternteil, gibt es weiterhin einen „Kinderkrankenschein“ in Papierform. Das ist vor allem dadurch begründet, dass bei Kindern besondere (familien-)rechtliche Aspekte berücksichtigt werden müssen.

Die Krankmeldung in Papierform erfüllt weiterhin die Anforderung für die Beantragung von Kinderkrankgeld bei den Krankenkassen. Eltern müssen den „Kinderkrankenschein“ manuell beim Arbeitgeber einreichen, um die Freistellung zu erhalten. Möglicherweise wird es aber auch für Kinder in Zukunft eine digitalisierte Lösung geben. Bis dahin erfolgt die Krankmeldung eines Arbeitnehmers über sein Kind weiterhin in der gewohnten Art und Weise.